TurboTréso : le tableur de trésorerie

Méthode de prévision et de suivi

Ce tableur est conçu pour visualiser dans deux « fenêtres » séparées la trésorerie de votre entreprise sur 13 semaines (première fenêtre) et sur 12 mois (deuxième fenêtre).

Tableau 1 : La fenêtre sur 13 semaines (cliquez pour agrandir le tableau)

Tableau 2 : La fenêtre sur 12 mois (cliquez pour agrandir le tableau)

Remarquez tout de suite que ces deux tableaux présentent à la fois des données du passé et du futur. En effet, la date où nous nous situons dans l’exemple est le 04/09/2014.

Or, le tableau sur 13 semaines part de la semaine du 31/07/2014 au 06/08/2014 pour finir à la semaine du 23/10/2014 au 29/10/2014, soit avant et après le 04/09/2014. Et le tableau sur 12 mois part du mois d’avril 2014 et va jusqu’au mois de mars 2015.

Donc une partie de la trésorerie présentée est du passé, l’autre appartient au futur.

Quel est l’intérêt de ces fenêtres ?

Tout d’abord une précision : le choix d’une fenêtre de 13 semaines n’est pas l’effet du hasard ou de la superstition. 13 semaines, c’est exactement un trimestre, donc on a une probabilité assez forte sur une telle période de retrouver la quasi-totalité des encaissements et décaissements périodiques de l’entreprise par trimestre, notamment ceux concernant les charges sociales.

Le logiciel vous permet de choisir la fenêtre de 13 semaines ou de 12 mois que vous désirez afficher. Il suffit de paramétrer la date de départ des 13 semaines ou le mois de départ et l’année des douze mois glissants.

Les deux seules contraintes sont :

• d’avoir scrupuleusement saisi les encaissements et décaissements réels jusqu’à la date du jour où vous vous situez dans le présent (ici le 04/09/2014) ;
• d’avoir entré les encaissements et décaissements prévisionnels jusqu’à la date de la fenêtre la plus éloignée dans le futur (dans l’exemple, pour la fenêtre à 13 semaines, il faut avoir entré les données prévisionnelles jusqu’à la semaine du 23/10/2014 au 29/10/2014 ; et, pour la fenêtre à 12 mois, il faut si possible avoir entré les données prévisionnelles jusqu’au mois de mars 2014.

Qu’est-ce que cela veut dire en termes de charge de travail ?

Au départ de l’utilisation du tableur, on ne rentre en principe que du prévisionnel. Le prévisionnel d’encaissements devient assez vite en général très « théorique » : c’est normal. Nous verrons dans le mode d’emploi comment distinguer ce qui est « Payé », « Connu », « Estimé » ou pur « Prévisionnel ».

Le prévisionnel de décaissements est lui beaucoup plus « facile »: en effet, la majorité des décaissements se fait de façon périodique : le loyer en début de mois, les prélèvements (téléphone, portable, internet, etc.), les salaires en fin de mois (au moins pour les salaires fixes). En pratique on s’aperçoit, avec les facilités de saisie et de copie offertes par Excel que la constitution d’un prévisionnel de décaissements performant est vite réalisée.

Par la suite, la charge de travail est fonction du nombre de saisies requises pour transformer au jour le jour les prévisions en encaissements ou décaissements réels. Les utilisateurs déclarent vite qu’ils ne mettent que quelques minutes chaque matin pour mettre les données à jour.

Mode d’emploi simplifié du tableur de trésorerie

1. Objectifs du tableur

• Visualiser sur 13 semaines ou 12 mois la trésorerie de l’entreprise par grandes catégories de dépenses (fournisseurs par chèque, fournisseurs par virement, loyer, salaires, charges sociales, etc…) et de recettes (clients par virement, clients par chèque, etc.)
• Faire apparaître les soldes hebdomadaires ou mensuels.
• Faire apparaître la variation de trésorerie sur les 13 semaines ou les 12 mois.

Le grand intérêt du tableur est qu’il permet de choisir la période de treize semaines ou de 12 mois qui nous intéresse, en créant une fenêtre virtuelle déplaçable.

Par exemple, je peux tout d’abord paramétrer le 18 mai 201x la visualisation des 13 semaines comprises entre le lundi 3 mai 201x et le dimanche 1^er août 201x (si j’ai bien sûr renseigné la trésorerie de ces 13 semaines pour la partie réalisée – du 3 au 16 mai – et pour la partie prévisionnelle du 17 mai au 1^er août), puis, si j’ai poussé le prévisionnel suffisamment loin, paramétrer le tableur pour, par exemple, afficher la période de 13 semaines, du 28 juin 201x au 29 septembre 201x :

– L’historique de la trésorerie est disponible à tout moment ;

– Sa situation actuelle aussi ;

– La trésorerie prévisionnelle peut être visualisée dès lors que les encaissements et décaissements prévisionnels ont été saisis.

Afin de distinguer entre les entrées et sorties effectivement encaissées ou payées, les entrées et sorties programmées et dont le montant est connu, les entrées et sorties programmées dont le montant est estimé, et le montant prévisionnel des entrées et des sorties non programmées mais attendues, le tableur permet d’utiliser (et de modifier) un indicateur d’état pour chaque mouvement qui peut prendre les valeurs Payé, Connu, Estimé, Prévisionnel.

Les états de cet indicateur sont facilement repérables car ils sont visualisés par un code couleur qui affecte aussi le montant concerné : Estimé = noir sur fond blanc, Connu = noir sur fond jaune, Payé = jaune sur fond bleu, Prévisionnel = sans couleur.

2. Gestion de trésorerie au quotidien

Les entrées et sorties de trésorerie sont saisies à partir d’un onglet Trésorerie ajouté au menu Excel qui permet :

• la saisie des encaissements ;
• la saisie des décaissements.

Saisie sécurisée d’un encaissement :

Saisie sécurisée d’un décaissement :

Ces deux formulaires permettent l’ajout, la duplication mais également le défilement avant ou arrière et la suppression d’une ligne d’enregistrement :

Pour chaque saisie, il convient de sélectionner dans les listes déroulantes (flèche à droite de la cellule)[1] :

• La rubrique (recettes ou dépenses) concernée. Exemples : Fournisseurs par chèque, Salaires nets, Agios&services bancaires).
• La Banque : s’il y en a plusieurs.
• Le type : Estimé, Connu, Payé, Prévisionnel.

Les autres rubriques sont saisies directement.

Pour faciliter les saisies des encaissements et des décaissements répétitifs, le logiciel comporte trois formulaires de saisie spécialisés :

– Saisie sécurisée des encaissements périodiques :

– Saisie sécurisée des encaissements périodiques saisonnalisés (grilles paramétrables) qui sert essentiellement à vos entrées prévisionnelles (répartition liées aux produits) :

– Saisie sécurisée des décaissements périodiques :

La date de règlement (positionnée soit parce qu’elle est connue, soit parce qu’on estime que le décaissement ou l’encaissement aura lieu à cette date) est la seule prise en compte dans les tableaux de trésorerie à 13 semaines ou à 12 mois. Elle doit être impérativement renseignée, puis déplacée si nécessaire pour que le mouvement correspondant soit postérieur à la date du dernier mouvement effectivement décaissé ou encaissé.

Il est bon, pour le vérifier, de faire en fin de saisie un tri croissant sur cette date. Pour cela, il suffit de choisir l’option tri croissant grâce à la flèche déroulant les possibilités de tri en tête de la zoner de saisie. Le logiciel est programmé de façon à faire un tri sur la date à chaque ouverture ou fermeture du fichier.

Recommandation importante : essayez de réutiliser les mêmes libellés avec la même casse pour les noms des bénéficiaires, ce qui facilitera les tris et les contrôles.

3. Autres boutons

Le bouton Paramètres permet de :

– saisir le nom de la société
– choisir la date initiale du suivi de trésorerie : jour, mois et année. Pour simplifier la gestion de la visualisation hebdomadaire, il est demandé d’entrer un lundi
– personnaliser la liste déroulante des encaissements
– personnaliser la liste déroulante des décaissements
– ajouter des banques et gérer leur solde de départ
– réimporter vos paramètres et données lors d’une mise à jour de version de TurboTréso.

La modification d’une rubrique y est possible et instantanée.

Le bouton Soldes permet la gestion quotidienne des soldes. Une fois la date du solde initial et ce solde initial entrés, vous connaissez au jour le jour votre position de trésorerie, au mieux des informations prévisionnelles et réelles entrées dans le tableur :

Les onglets Graph1 13 S et Graph2 12 M permettent de visualiser l’évolution du solde de la trésorerie quotidienne sur la période choisie :

4. Saisie des écritures générées par la banque

Les écritures générées sur le compte directement par la banque (carte bleue, agios et services bancaires) doivent être entrées au fur et à mesure ou en tout cas de façon régulière (tous les mois au moins).

5. Quelques recommandations utiles

Excel est un extraordinaire outil mais il faut savoir lui mâcher un peu le travail.

Entrez toutes vos données alphabétiques en majuscules et sans accents : cela vous facilitera les tris.

Un exemple, vous recherchez les règlements effectués et éventuellement à venir concernant un client donné.

Les options de tri d’Excel vont vous rendre ce service dès lors que vous avez correctement saisi le nom du client dans la colonne Client/origine. Le tableur est paramétré avec un filtre sur les colonnes de saisie. Il suffit de cliquer sur la flèche à droite de l’intitulé Client/origine pour voir apparaître les noms de tous les Clients et de sélectionner le client concerné.

Un exemple sur les dépenses : vous cherchez à afficher les charges sociales payées et à régler è faites le tri sur la colonne Rubriques_dépenses et sélectionnez Charges sociales.

Autres exemples :

• Vous cherchez à savoir à combien se montent les recettes et les dépenses du mois d’août. Vous pouvez bien entendu les lire sur le tableau de visualisation par mois mais les totaux sont arrondis à l’euro.

L’autre méthode consiste à saisir dans les zones Montants tous les encaissements puis tous les décaissements du mois d’août et de lire directement dans la zone Somme en bas de l’écran les totaux exacts.

• Vous cherchez à savoir combien de travaux supplémentaires vous avez facturés au second trimestre 2014.

Premier filtre sur les dates entre le 01/04/2014 et le 30/06/2014.

Second filtre sur le Libellé TS (travaux supplémentaires)

6. Maintenance

Un peu de rigueur est nécessaire si on veut tirer tout le profit de ce tableur.

Nous restons à votre disposition pour tout problème : il s’en produit toujours un peu au début, mais les utilisateurs finissent assez vite par maîtriser les petits inconvénients de l’outil qui n’a pas d’autres prétentions que de leur rendre service.

Beaucoup d’autres fonctionnalités peuvent être mises en œuvre avec ce tableur.

Quelques exemples très intéressants :

• La tenue de comptes en devises;
• La préparation d’un prévisionnel de la TVA due ou des crédits de TVA remboursables ;
• La préparation d’un prévisionnel de résultat construit à partir la trésorerie (démarche inverse de la démarche habituelle – un bon moyen de vérifier la robustesse de la prévision de trésorerie) ;
• Le suivi de fiches de trésorerie destinées au contrôle des paiements (inspiré du suivi demandé par les administrateurs judiciaires dans leur mission d’assistance) ;
• La simulation des conséquences d’une déclaration de cessation des paiements (en utilisant la possibilité de reporter les dates de décaissements du passif gelé à une date lointaine identique)

[1] Si les listes déroulantes ne sont pas apparentes sur une ligne, il suffit d’y recopier une ligne qui en est pourvue et modifier les champs en conséquence